一封有效的、不令人討厭的電子郵件的10個要素
你可能會認為那些被學生郵件煩擾的教授是過度敏感和懶惰（他們的工作就是處理這些狗屎，對嗎？） 你可能是對的。但是你要考慮到，你在任何時候大概都只有幾個教授，但他們可能同時有數百名學生。他們可能從十個不同的人那里得到同樣的問題。他們可能是兼職教授，實際上只為他們在課堂上花費的時間得到（甚至不高的）報酬。他們可能經歷過基于性別或種族而得到較少的尊重。所以，盡量讓你的電子郵件成為他們不向朋友吐槽的電子郵件。下面是一封有效的、不令人討厭的電子郵件的10個要素
這里有一個模板，你可以按照它來撰寫你的電子郵件。下面將進一步解釋每個要素。
Dear [1] Professor [2] Last-Name [3],
This is a line that recognizes our common humanity [4].
I’m in your Class Name, Section Number that meets on This Day [5]. This is the question I have or the help I need [6]. I’ve looked in the syllabus and at my notes from class and online and I asked someone else from the class [7], and I think This Is The Answer [8], but I’m still not sure. This is the action I would like you to take [9].
Signing off with a Thank You is always a good idea [10],
Favorite Student
要素一：問候
從這里確立你與教授的關系的專業關系。通常在收件人前使用 "Dear"；如果你覺得這樣過于正式，你可以使用 "Hello"或 "Hi"。(下面會對例外情況進行說明)
要素二：敬語
在這個地方，很多學生是在不知不覺中踩雷?；蛟S你不認為這是個大問題，但實際上他們非常在意。姓氏前的前綴用來傳達對一個人的地位的尊重。無論你是否真心尊重你的教授的權威，至少要表現出尊重的樣子。最簡單的方法是稱呼他們為 "Professor"。如果他們有博士學位，理論上你可以叫他們 "Dr."，但你用 "Professor"更安全。并非所有的教師都有博士學位（許多人甚至在他們的正式職位中沒有“教授”一詞），但如果他們在大學里教課，他們就扮演著教授的角色，所以可以這樣稱呼他們。還有一個好處是，你無需了解教授們的性別認同或婚姻狀況。如果你稱呼他們為 "Mrs."或 "Miss."……自求多福。
要素三：姓名
學生們經常把教授的名字搞錯，事實上這個信息并不難查，它出現在你的syllabus上，在系里的網站上，它可能也可以在谷歌上找到。請使用他們的姓氏，并完整、正確地拼寫。如果其中有一個連字符，就用兩個名字和連字符。
第1-3條的例外情況（新手不要嘗試）
你可以使用不那么正式的敬語，在你的電子郵件中以“Professor Last-Name”以外的其他方式稱呼你的教授，前提是，在你收到他們的電子郵件時，他們使用非正式的敬語，以“Professor Last-Name”以外的其他方式署名。例如，當我是一名大學教授時，我經常在我的電子郵件上簽署 "Prof. P-S"（備注：Portwood-stacer的縮寫），因為我知道我的姓氏很長，令人困惑。我也相當喜歡他人給我發電子郵件時稱呼我為 "Prof. P-S"。注意，不要使用收件人自稱以外的方式。除非你得到了明確的許可，永遠不要試圖使用first name。如果教授在他們的電子郵件上只用首字母簽名，最好還是使用“Professor Last-Name”。在任何情況下，都不要以 "Hey"作為電子郵件的開頭，因為有些人會對此非常生氣。
要素4：無意義的開場白
在開頭，說一句無意義的開場白表示友好，諸如 "I hope you’re enjoying the beautiful weather today"或 "I hope you had a relaxing weekend"。這樣的開場白永遠不會有壞處。這表明你把你的教授看作一個“有生活的人”。教授們喜歡你把他們看作是在課堂之外有生活的人（不管這與事實有多大的差距）。你在這里說什么并不重要，重要的是禮貌性的儀式。如果你能讓人覺得你是真心實意的，這就會為你加分。
要素五：提醒他們如何認識你
這一點很關鍵，特別是如果你是第一次與你的教授聯系。你不能指望他們從花名冊上記住你的名字，也不能指望他們能把你的臉和你的名字放在一起。如果你有什么與眾不同之處，可以喚起他們的記憶，使他們對你產生好感，那就寫上這些。例如，"有一次下課后我留下來問你reading的事，"或者 "我坐在前排，有一頭藍發"等等。如果你還沒有見過他們，說明你希望與他們建立關系，例如 "我有興趣在下學期報名上你的課"。如果你相當肯定他們會知道你的名字，你可以不說這個。但有些教授非常不善于記住名字，所以你不妨在這里加上這樣一段話。
要素六：你發送電子郵件的真正原因
這是你發送電子郵件的全部原因，所以要把它寫好。重要的是，在保持禮貌的同時，要簡明扼要地說明你需要從教授那里得到什么。不要提出一堆借口，也不要說得太詳細，更不要聽起來像在提要求。如果你不能用一兩句話解釋你為什么發電子郵件，可以考慮約見教授本人："I was hoping we could meet to talk about XX. What would be a good time for that?"
要素7和8：注意，做到這些，會證明你是個會寫學術郵件的學術
學生發給教授的大量電子郵件都是在尋求教授已經傳達過的信息。在發送電子郵件之前，你應該實際檢查一下教學大綱和你的筆記（以及課堂網站，如果有的話），看看你的問題是否在那里已經能找到答案。問問班上的同學也無妨——這就是為什么你應該在第一節課嘗試獲得至少一個同學的聯系方式。如果你真的做了所有這些事情，卻仍然有問題，那么你與教授的聯系實際上會給他們提供有用的信息——他們可能沒有講清楚某件事。
如果你能試著回答你自己的問題，而你結果是正確的，那就能為他們的答復節省一點時間。例如，如果你寫信想安排一次會面，你可以說："教學大綱上說，你的辦公時間是星期二下午3點。我可以在本周二3:15來嗎？" 這也表明你在決定占用他們的郵件閱讀時間之前，對整件事情的思考超過了兩秒鐘。
要素9：超級禮貌地重述你的請求
如果你問的是一個你需要答案的問題，你可以說 "If you could let me know at your earliest convenience, I’d really appreciate it."。如果你需要他們填寫一個表格，或代表你聯系某人，或做一些回復郵件以外的事情，你需要說清楚，這有助于他們把這件事放在他們的待辦事項清單上并完成它。
要素10：結尾
如果你不確定如何結束一封郵件，"Thank you"幾乎總是合適的。你可以說 "Best"，或 "All the best"，或 "Sincerely"，或其他什么，但某種形式的感謝在這里起到雙重作用：既是結尾，又是表達感激之情。
隱藏的要素#11：跟進
如果你的教授還沒有回復你的郵件，你可以發送一個禮貌的跟進郵件。你可以使用以上所有元素來編排這封跟進郵件。你可以在要素6之前加入 "Just following up on my previous email"。不必說他們忘了回復郵件，他們會明白這一點（如果他們真的忘了，他們可能會感到很難過）。如果他們是故意不回復你的郵件，也許第一封郵件就已經惹惱了他們，你不妨在后續跟進中盡可能地禮貌一些。什么時候發送跟進郵件才是安全的？你必須根據他們通常對事情的反應速度以及你對答復的真正需要有多迫切來衡量這一點。如果可以等一個星期，那就等一個星期（或直到你見到他們本人）。
寫電子郵件是一種專業技能。一個有禮貌的、經過深思熟慮的請求更有可能得到你想要的回應。而且，讓我們面對現實吧，教授也是有感情的人，他們只是希望被當作人類對待。
